月末になると経理担当者の悩みのタネとなる請求書のデータ入力。数百枚の請求書を手作業で入力する時間は、本来もっと付加価値の高い業務に充てるべきです。この記事では、請求書入力を効率化する5つの具体的な方法を解説します。
1. 入力フォーマットを標準化する
まず取り組むべきは、受け取る請求書の形式を統一することです。取引先に対して電子請求書（PDF）での送付をお願いし、可能であれば決まったテンプレートを使ってもらうと、後工程の処理が大幅に楽になります。
紙の請求書が多い場合は、スキャナーでPDF化するフローを確立しましょう。スキャン品質が均一になるだけで、読み取り精度が20～30%向上することもあります。
2. OCR技術を活用して読み取りを効率化する
手入力の最大の問題は「時間がかかる」「ミスが発生する」の2点です。OCR（光学文字認識）技術を使えば、PDF・画像から取引先名・金額・日付・振込先などを効率的に抽出できます。
最新のOCR技術は帳票の形式が多少異なっていても柔軟に対応でき、手書き文字にも対応するものが増えています。手入力と比較して処理速度は大幅に向上し、ミス率も低下します。
3. データ入力を外部委託（BPO）する
社内でOCRシステムを導入・運用するコストが気になる場合、専門のBPOサービスへの外部委託が現実的な選択肢です。
Dr.Wallet BPOでは、請求書データ入力を1件25円から対応しています。経験豊富な専門スタッフがテクノロジーを活用した二重チェック体制で処理し、高い入力精度を追求しています。freee・Money Forward・弥生など主要会計ソフトへのインポート用CSVで納品するため、そのまま取り込むだけで処理が完了します。
月末の繁忙期だけスポットで依頼することも可能なので、固定費を抑えながら処理能力を柔軟に増減できます。
4. 入力後の確認フローを簡略化する
入力作業そのものだけでなく、「確認・承認フロー」にも多くの時間が取られています。クラウド上でリアルタイムに確認できる仕組みを作ることで、メールでのやり取りや印刷・押印の手間を削減できます。
例えば、Googleスプレッドシートで入力データを共有し、承認列にチェックを入れるだけで完結するフローにするだけで、確認時間を半分以下にできるケースがあります。
5. 定期的な請求書は自動化ルールを設定する
毎月同じ取引先から同じ金額の請求書が届く場合（家賃・サブスクリプション費用など）は、会計ソフトの「自動仕訳ルール」や「定期処理」機能を活用しましょう。一度設定すれば、翌月以降は自動で処理されます。
請求書入力の効率化は、小さな改善を積み重ねることで大きな成果につながります。まずはどの方法が自社の状況に合うかを検討してみてください。
Dr.Wallet BPOでは請求書データ入力代行をご提供しています。 月1,000件未満の少量からでも対応可能ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。